納品後に連絡が途絶えた（放置されている）場合
相手が忙しくて忘れている可能性を考慮しつつ、「この日までに連絡がなければ検収完了とする」という期限を設けるのがポイントです。
件名：【ご確認】[案件名] 成果物の検収状況につきまして
[クライアント名]
[担当者名] 様
お世話になっております、[自分の名前]です。
先日（[月/日]）に納品いたしました[成果物名]につきまして、その後の進捗いかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、社内でのご確認状況や、検収完了の目途などについて一度お聞かせいただけますと幸いです。
もし、ご確認にあたってお時間がかかるようでしたら、いつ頃までにご連絡をいただけるか目安だけでもご教示いただけますでしょうか。
本件、[月/日]までにご連絡がない場合は、内容に問題がなかったものとして検収手続き（お支払い手続き）へ進ませていただきたく存じます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
「終わりのない修正」に追加費用を提案する場合
「断る」のではなく、「ここまでは無料、ここからは有料」という条件（プロとしてのリソース管理）を提示します。
件名：[案件名] 追加修正のご依頼に関するお見積りのご相談
[クライアント名]
[担当者名] 様
お世話になっております、[自分の名前]です。
修正内容のご指示をいただき、ありがとうございます。
承りました[修正内容の詳細]につきまして、一点ご相談がございます。
今回のご要望は、当初の契約範囲（[当初の仕様や構成案]）に含まれていない「仕様変更・追加」に該当いたします。
すでに当初予定していた修正回数（[回数]回）も完了しておりますため、誠に恐縮ながら、本件については別途追加費用（[金額]円程度）にて承りたく存じます。
理由といたしましては、[作業時間が大幅に増える理由などを簡潔に]するためです。
もし上記金額でご了承いただけるようでしたら、すぐに作業に着手し、[月/日]までに再提出いたします。
もしくは、今回は当初の範囲内での修正に留め、一度検収を完了させる形でも問題ございません。
今後の進め方について、ご意向をお聞かせいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
「これで最後にしましょう」とゴールを固定する場合
これ以上の引き延ばしを防ぐために、「今回の修正ですべて完了」であることを念押しします。
件名：[案件名] 最終修正案の確認および検収フローのご確認
[クライアント名]
[担当者名] 様
お世話になっております、[自分の名前]です。
ご指摘いただいた箇所の修正案を作成いたしました（添付資料をご確認ください）。
今回のご指摘事項につきましては、以下の通りすべて対応を完了しております。
・[修正対応した点1]
・[修正対応した点2]
つきましては、本メールの修正内容をもちまして、本案件の最終回答とさせていただきたく存じます。
本内容に問題がなければ、恐れ入りますが[月/日]までに検収完了のご返信をいただけますでしょうか。
万が一、これ以上の大幅な仕様変更等が発生する場合は、別途新規案件としてご相談いただけますと幸いです。
プロジェクトを円滑に完了させるため、ご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール送信にあたっての注意点
交渉をスムーズに進めるためのポイントをまとめました。
- 「あいにくですが」「恐縮ながら」などのクッション言葉を使い、丁寧なトーンを維持する。
- 必ず具体的な「日付（期限）」を提示し、返信を促す。
- 電話で話した内容も、必ず「言った・言わない」を避けるためにメールで要約を送る。
- 感情的にならず、あくまで「契約内容」と「作業工数」に基づいて話を進める。