仕事の対価として送った請求書。支払期限を過ぎても入金が確認できない時は、誰しも不安になるものです。
「催促して相手を怒らせたくない」「でも早く払ってほしい」というジレンマに陥るかもしれませんが、ビジネスにおいて報酬を求めることは正当な権利です。
大切なのは、感情的にならず、かつプロとしての毅然とした態度で淡々と入金を確認することです。相手側の「うっかりミス」を想定したソフトな案内から、徐々にトーンを強めていく段階的な対応が、関係性を壊さずに解決するコツです。
この記事では、催促メールを作成する際に意識すべきポイントと、そのまま使える3段階のテンプレートを整理しました。
- 催促メールを作成する上で意識すべき5つの鉄則
- 【第1段階】期限から数日：ソフトなご確認メール
- 【第2段階】1週間経過：具体的な入金予定日を問うメール
- 【第3段階】さらに反応なし：毅然とした最終催促
- 未入金トラブルでよくある疑問と回答
- まとめ 事務的な確認として淡々と対応しよう
1催促メールを作成する上で意識すべき5つの鉄則
相手を追い詰めるのではなく、スムーズな入金を促すために守るべき「書き方の基本」があります。
- 感情を排除し「事実」を積み上げる
- 「不誠実だ」といった感情的な言葉は避け、「本日時点で入金が確認できていない」という事実のみを伝えます。
- 件名だけで「いつの・何の件か」を伝える
- 埋もれないよう、件名に「ご確認」「請求番号」「支払期限」を盛り込み、一目で内容が分かるようにします。
- 相手に「言い訳の余地」を用意する
- 「既にお手続き済みの場合は、行き違いですので何卒ご容赦ください」と一筆添えるのがマナーです。
- 「具体的な日時」を指定する
- 「なるべく早く」ではなく、「〇月〇日の午前中までに入金日をご教示ください」と具体的に期限を設けます。
- 請求書を必ず再添付する
- 相手が「探す手間」を理由に後回しにすることを防ぐため、メールを開いた瞬間に振込作業ができる状態にします。
2【第1段階】期限から数日：ソフトなご確認メール
期限から1〜3日程度であれば、まずは「事務的な行き違い」を想定したトーンで送ります。
- 件名： 【ご確認】〇月分請求書のご入金状況につきまして（屋号：氏名）
- 本文：
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇（氏名）です。
さて、〇月〇日付で送付いたしました下記請求書につきまして、本日時点でご入金が確認できておりませんでした。
万が一、振込手続きのご失念や、書類の未着などがございましたらと思い、念のためご連絡させていただきました。
【対象の請求書】
・発行日：202X年〇月〇日
・金額：￥000,000（税込）
本メールと行き違いで既にお手続きいただいている場合は、何卒ご容赦ください。
まだお手続きがお済みでない場合は、お手数ですがご確認いただけますと幸いです。
3【第2段階】1週間経過：具体的な入金予定日を問うメール
最初の連絡から数日経っても反応がない場合は、具体的な期限を提示します。
- 件名： 【再送】〇月分請求書のご入金状況に関するご確認
- 本文：
〇〇株式会社 〇〇様
先日メールにてご確認させていただきました下記請求につきまして、その後の状況はいかがでしょうか。
本日時点でもご入金の確認が取れておらず、少々困惑しております。
つきましては、社内の経理処理の関係もございますため、〇月〇日（〇）までにご入金いただくか、難しい場合は「いつ頃のご入金予定か」を本日中にご返信いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、速やかなご確認とご返信をお願い申し上げます。
4【第3段階】さらに反応なし：毅然とした最終催促
誠意ある回答がない場合の最終手段です。法的手段などのキーワードを出し、優先順位を上げさせます。
- 件名： 【重要・至急】未入金分のご請求に関する最終確認
- 本文：
〇〇株式会社 〇〇様
度重なるご連絡となり、大変遺憾ではございますが、〇月〇日期限の下記ご請求について、未だご入金の確認が取れておりません。
既にお電話やメールにて何度かご連絡申し上げておりますが、本日に至るまで貴社より回答をいただけていない状況です。
つきましては、〇月〇日（〇）午前中までに必ずお手続きをお願いいたします。
もし期限内にご入金または明確な回答をいただけない場合は、誠に不本意ながら、督促状の送付や法的手段を含めた対応を検討せざるを得ません。
早期の解決を望んでおります。速やかなご対応をお願い申し上げます。
5未入金トラブルでよくある疑問と回答
催促の現場で迷いがちなポイントを整理しました。
- 電話よりもメールの方が良いのでしょうか？
- まずは「いつ、何を言ったか」の記録が残るメールを優先します。ただし、返信がない場合は「メールの不達」を確認するという口実で電話を併用するのが効果的です。
- 支払いが遅れている場合に「遅延損害金」を請求できますか？
- 契約書に記載がない場合でも、法定利息（原則として年3％）を請求できる権利はあります。ただし、実務上は「まずは元本を確実に回収すること」を優先するのが現実的です。
- 相手が企業の場合、どこに相談すればいいですか？
- 下請法やフリーランス新法に抵触する可能性があるため、公正取引委員会などの公的機関の窓口が頼りになります。
「発注者は、成果物を受け取った日から数えて60日以内の、できる限り短い期間内で支払期日を定め、その期日までに報酬を支払わなければなりません。」
参照：公正取引委員会｜フリーランス・事業者間取引適正化等法
6まとめ 事務的な確認として淡々と対応しよう
請求書の入金がない状況は精神的に辛いものですが、申し訳なさそうにする必要はありません。プロとして「期限を過ぎたので確認する」という姿勢を崩さないようにしましょう。
最後に、対応の優先順位を振り返ります。
- まずは通帳とメールを再確認し、自身のミスがないか確かめる
- 相手の「うっかり」を逃げ道にしたソフトなメールを送る
- 返信がなければ具体的な日時を指定し、電話も併用する
- 最悪の事態に備え、メールの送信履歴をすべて保管しておく
毅然とした対応は、あなたの事業の安定だけでなく、相手先との対等なビジネス関係を維持するためにも必要です。まずは最初の一通、本日中に送信してみましょう！